Gain de temps, d’espace, de coûts de fonctionnement, de fluidité, de sécurité juridique… : la signature électronique offre des avantages significatifs.
De même valeur légale qu’une signature manuscrite, la signature électronique est un procédé technologique et juridique qui permet d’apporter et valider un consentement sur un document ou un contrat. Reposant sur un procédé de chiffrement cryptographique qui garantit la sécurité et la confidentialité des données personnelles, la signature électronique s’impose comme le moyen le plus performant et sécurisé pour signer l’ensemble des documents numériques qui jalonnent les suivis de chantiers : rapports de visite de chantier, comptes rendus, procès-verbaux de réception ou de livraison… Facile à mettre en œuvre car directement accessible sur l’application Archipad, elle présente le double avantage d’être quasi instantanée et synonyme d’économie. Aujourd’hui, elle est un outil incontournable pour les maîtres d’œuvre et les promoteurs immobiliers car elle facilite l’ensemble des opérations propres au suivi de chantier ainsi que les transactions immobilières en améliorant l’expérience client.
Les atouts de la signature électronique :
- Un gain de temps sur le traitement des dossiers : Les rapports de visite, les procès-verbaux de livraison, l’ensemble des actes sont validés plus rapidement. Parce qu’elle supprime les étapes d’impression, de numérisation et de déplacements, le délai de traitement de la signature électronique se compte en minutes et non plus en semaines. La signature électronique sur Archipad simplifie les procédures métiers, réduit les tâches administratives fastidieuses. Elle fluidifie les parcours en les rendant plus réactifs.
- La réduction des coûts liés à la dématérialisation totale des documents : En supprimant l’impression papier et l’envoi postal des rapports, la signature électronique représente une économie significative, d’autant que l’application Archipad vous permet désormais d’envoyer jusqu’à 5 Mo de documents. Les documents signés via Archipad sont archivés de manière sécurisée pendant 10 ans dans une filiale de la Caisse des dépôts et consignations. La signature électronique offre donc une alternative plus sûre et durable que l’archivage papier.
- L’intégrité et la sécurité de vos documents : La signature électronique sur Archipad vous garantit la valeur juridique de vos documents via Docusign qui garantit la sécurité des procédures, la conservation intègre des documents électroniques en France durant toute la durée de conservation et leur conformité à long terme aux regards des exigences règlementaires.
- La valorisation de votre marque : La signature électronique contribue à la démarche RSE de votre entreprise car elle se traduit à la fois par des économies de papier et une réduction de votre bilan carbone, ne serait-ce que par la réduction de vos déplacements.
Une procédure simplifiée sur Archipad :
Vous créez votre document dans l’application, rapports de visite ou encore procès-verbaux de livraison, et vous cliquez directement sur Signature électronique si vous disposez de cette option sur votre compte. La procédure se déroule alors en trois étapes :
- Horodatage, ajout de la localisation, choix des signataires à partir de la liste des personnes présentes.
- Signature électronique du document : chaque signataire reçoit un SMS pour vérification d’identité.
- Archivage sur une période de 10 ans : le document final est accessible au format PDF sur le Cloud.
Quand la prise en compte d’un rapport de suivi de chantier risque d’être freinée par son cheminement entre différentes entités, les allers-retours postaux ou des prises de rendez-vous pour parapher les documents, la signature électronique vous offre une réponse pratique.
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