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Maîtrise d’œuvre : Optimiser vos réunions de chantier

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par Archipad
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Maîtrise d’œuvre Optimiser vos réunions de chantier

Le maître d’œuvre assure le suivi des travaux qu’il encadre sur site de réunions de mises au point et de contrôle avec l’ensemble des entreprises qui interviennent sur le chantier. Ces réunions de chantier sont des rendez-vous indispensables qui garantissent le bon avancement des travaux, le respect des contrats, la mise en œuvre des mesures nécessaires au respect du délai d’exécution, etc.  Pour être efficace et rentable, chacune doit être préparée et animée avec soin. Nous vous donnons quelques conseils.

Points de contrôle, observations, changements de planning, modifications, tout doit être notifié dans le compte-rendu de réunion. Parce que cet outil de communication incontournable a un rôle central dans la construction d’un bâtiment, sa rédaction doit être claire et précise. L’application de suivi de chantier Archipad vous permet de centraliser l’ensemble des points évoqués, vos observations et vos photos localisées sur plan, de créer vos comptes-rendus instantanément dans une interface simple pour les diffuser rapidement auprès des divers intervenants du chantier.

La réunion de lancement de chantier : fondations de votre projet

Première réunion entre le maître d’œuvre et les entreprises, la réunion de lancement est particulièrement importante parce qu’elle définit le planning des actions, le calendrier, mais aussi les attentes des différentes entreprises, les bonnes pratiques et les règles qui vont prévaloir sur le site. Les temps forts du chantier, ses éventuelles difficultés et les risques potentiels devront y être détaillés car, à la fin de cette première réunion, chacun doit avoir une vision précise du déroulement du projet et être prêts à s’inscrire dans sa dynamique.

Le plus : convier le maitre d’ouvrage et les différents bureaux d’études.

Un ordre du jour minutieusement préparé : 

  • Présentation des différents intervenants, création d’une cohésion d’équipe, impulsion du dialogue entre les différents corps d’état : toutes les entités qui vont être amenées à collaborer ensemble sur le chantier doivent connaître le rôle et les responsabilités de chacune.
  • Mise au point sur les attentes particulières du maître d’ouvrage.
  • Présentation du projet, de ses grandes phases, de ses points d’attention, des difficultés de réalisation attendues, des risques potentiels : les intervenants sur le terrain ne sont toujours ceux qui ont chiffré le projet, ils n’en maitrisent donc pas forcément toutes les modalités. Faire prendre conscience aux intervenants des risques possibles, c’est déjà les engager à tout mettre en œuvre pour les éviter ou limiter leurs effets.
  • Inventaire et désignation des sous-traitant qui seront associés aux échanges futurs.
  • Rappel juridique, en autres du circuit de visas : les travaux supplémentaires ne doivent être réalisés qu’après accord.
  • Questions de sécurité, définition des modalités pratiques, installations de chantier, stationnement, etc. : un chantier ordonné sécurise le travail de tous.
  • Planning détaillé d’exécution : les dates clés et les dates d’échéance des différents livrables.
  • Présentation de l’application de suivi de chantier pour une gestion efficace du projet
  • Programmation des réunions de chantier hebdomadaires sur un créneau régulier

A l’issue de cette réunion, les entreprises entrent dans la phase préparatoire du chantier durant laquelle elles organisent leurs futures activités.

Les réunions de chantier hebdomadaires : programmer leur efficacité

Le maître d’œuvre prépare idéalement la réunion de chantier par une tournée préalable sur site sans les entreprises afin de noter et photographier l’ensemble des points remarquables en termes d’avancement et de défauts de qualité.

Si les réunions de chantier peuvent être espacées de 15 jours pendant la phase des gros œuvres dont le rythme est toujours plus lent, leur fréquence doit être renforcée à certaines étapes sensibles : coulage des fondations, implantation des cloisons, fermeture des faux-plafonds, etc. Parce qu’elles devront être courtes tout en abordant l’ensemble des problématiques, elles doivent être organisées et s’appuyer sur un programme ordonné qui ne découle pas uniquement de l’avancement du chantier et des seules questions soulevées par les intervenants.

Les incontournables de l’ordre du jour :

  • Révision des installations de chantier et de leur tenue : stationnement des véhicules, vestiaires, etc.
  • Vérification de la sécurité sur le chantier
  • Gestion des marchés : devis en attente d’ordre de service, factures en attente de règlement…
  • Contrôle des études d’exécution et des visas
  • Avancement de chacun des lots, échanges sur les points de blocage
  • Questions techniques : prescriptions architecturales et techniques
  • Prévisions d’activité sur les semaines suivantes : ajustement éventuel du planning

Les réunions d’étude : garantir la cohérence technique dans l’exécution du chantier 

Moins systématiques et régulières mais organisées sur le même format, les réunions d’étude réunissent le maître d’œuvre, l’architecte, les bureaux d’études et de contrôle. Habituellement organisées par spécialité (courants forts/courants faibles, CVC plomberie, structure, menuiserie, métallerie, etc.), elles anticipent les contraintes techniques liées à l’avancement du projet, gèrent les questions techniques survenant en cours de chantier.

Un ordre du jour centré sur les paramètres techniques : 

  • Compte-rendu de l’avancement des études
  • Présentation des documents d’exécution en cours
  • Passage en revue des documents en attente de validation
  • Questions/Réponses

Une réunion efficace s’organise de préférence en début de matinée. Pour que vos réunions deviennent des espaces d’échange et de dialogue où chaque intervenant pourra poser ses questions, exprimer ses doutes et saisir l’occasion de désamorcer les situations de conflit toujours néfastes à l’exécution d’un chantier, n’hésitez pas à les rendre les plus conviviales possibles.

Archipad vous invite à visiter régulièrement cet espace dédié aux utilisateurs de son application de suivi de chantier et à l’ensemble des acteurs du secteur. Digitalisation, organisation, grandes tendances, nos articles reviennent sur les bonnes pratiques et l’actualité de notre secteur.

Photographie : (c) Shutterstock

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