Les personnalisations d’Archipad s’ajustent aux besoins des spécificités métiers, répondent aux impératifs des procédures de suivi de chantier propres à chaque entreprise : de la définition du besoin aux bénéfices utilisateur, Archipad collabore avec ses clients au plus près de leurs métiers. Exemple avec les personnalisations réalisées pour Solares Bauen.
Utilisatrices d’Archipad depuis 2018, les huit équipes de Solares Bauen, bureau d’étude fluides, thermique et environnement dans le bâtiment, et leur responsable de suivi de chantier collaborent plus efficacement grâce à une personnalisation d’Archipad conçue spécifiquement pour répondre à leurs besoins.
« Nous avons gagné en fluidité car nous pouvons anticiper davantage et réduire drastiquement le risque d’oubli. Au final, nous gagnons beaucoup de temps. »
Julien Kauffmann, Responsable suivi de chantier Solares Bauen
Présentation de Solares Bauen
Créé en 1999 à Fribourg par d’anciens chercheurs du Fraunhofer-Institut für Solare Energiesysteme, Solares Bauen est un bureau d’étude franco-allemand, basé à Strasbourg, spécialisé dans l’utilisation rationnelle de l’énergie et dans celle des énergies renouvelables dans le secteur du bâtiment. Ses 70 ingénieurs et techniciens, répartis sur 5 agences en France et en Allemagne, répondent aux hautes exigences environnementales des maîtres d’ouvrage en termes de réduction des dépenses d’énergie, de production d’énergies renouvelables et de confort des habitants. Ils ont développé une expertise pointue dans la conception de bâtiments à énergie positive et passifs et dans les projets certifiés HQE.
Leur besoin : faciliter la mutualisation et la planification de leurs suivis de chantier
Comment organiser efficacement le suivi de chantier d’une centaine de projets gérés par huit équipes dispersées géographiquement ? Telle était la problématique.
Le responsable de suivi de chantier de Solares Bauen a pour mission de décharger au maximum les équipes projets du suivi de chantier en vérifiant l’exécution des procédures de suivi, organisant et planifiant le suivi de l’ensemble des chantiers afin de garantir l’exigence qualité. Il fait le point sur l’état d’avancement des chantiers et planifie ses visites de chantier sur quinze jours deux fois par mois tout en mutualisant ses déplacements. Solares Bauen souhaitait donc disposer d’un fichier récapitulatif hebdomadaire de ses différents projets en cours sur lequel s’appuyer pour préparer ses réunions d’équipe.
« Nous avions besoin de trouver une solution pour faciliter la collecte des données de nos chantiers et fluidifier la communication entre les huit équipes projets et le responsable du suivi de chantier. Organiser un planning de suivi de l’ensemble de nos chantiers, ce n’est pas simple parce qu’il faut à la fois gérer les urgences imprévues et les visites régulières. Par ailleurs, l’objectif était également de pouvoir prévoir et anticiper ma charge de travail sur quinze jours. »
La définition d’une solution : l’écoute client et la collaboration
« Nous avons expliqué notre situation à Archipad et nous avons beaucoup échangé avec le Product Owner afin de clarifier et affiner notre besoin. Cette collaboration a permis à l’équipe d’Archipad d’aboutir à une solution d’extraction des données collectées sur l’ensemble de nos projets, puis d’organisation sous la forme d’un tableau Excel simple à lire. »
La mise en place et l’exécution de la solution
De nouveaux champs personnalisés ont été créés dans l’application : niveaux de criticité, phases de travaux, date des visites…
La programmation de scripts permet de récupérer les données et de les exporter automatiquement.
Le client reçoit un export des informations contenues dans Archipad sous la forme d’un document contenant un tableau récapitulatif des projets en cours avec les informations suivantes : référence interne du projet, nom du projet, adresse du chantier, nom du responsable du suivi de chantier, date de la dernière visite de suivi de chantier, date de la première visite, nom de la phase en cours, nombre de visites réalisées, créneau récurrent de la visite de suivi de chantier, nombre de jours restant jusqu’à la prochaine visite prévue… Des codes couleur simplifient la lecture des informations.
Le document est disponible au format PDF pour bénéficier d’une mise en page propre mais également au format Excel pour pourvoir filtrer les données (par code postal par exemple) et les faire parler ainsi plus simplement.
Le script s’exécute sur les serveurs tous les dimanches et envoie automatiquement les documents générés à temps pour la réunion du lundi.
« Le service technique d’Archipad est très performant. Je remonte en permanence les remarques de nos équipes pour des améliorations possibles. Nous avons toujours le bon interlocuteur au bon moment. Nous avons vraiment l’impression d’être écoutés. Ce que nous disons est pris en compte, puis implémentés si nos retours sont justifiés. »
L’objectif des personnalisations Archipad est d’apporter toujours plus de fluidité, de simplicité dans le suivi de chantier. Parce qu’elles permettent à chaque entreprise d’adapter Archipad à ses besoins, elles sont synonymes à la fois de qualité et de productivité. Fruits d’une collaboration étroite entre Archipad et vos équipes sur le terrain, elles sont conçues dans un esprit d’optimisation constante. De la définition de votre besoin à l’application pratique dans vos suivis de chantier, les équipes d’Archipad vous accompagnent pas à pas.
Photographie : (c) DR
