CBRE GWS utilise Archipad pour le suivi de la maintenance des stations-service Shell.
Le groupe CBRE est le leader mondial en matière de services Immobiliers. Son département Global Workplace Solutions fournit ainsi des services de Facility Management auprès de nombreux clients. CBRE est notamment chargé de la maintenance des stations-service de la marque Shell dans 21 pays.
Différents techniciens visitent donc régulièrement les stations afin de vérifier l’état technique et sécuritaire des équipements. A chaque visite de contrôle, l’inspecteur renseigne diverses fiches thématiques détaillées qui permettent aux sociétés spécialisées de venir corriger rapidement les anomalies éventuelles.
Dans l’objectif de gagner du temps et d’augmenter la productivité des techniciens, CBRE GWS a choisi Archipad pour remplacer les formulaires papiers et tableurs des visites de maintenance grâce au développement de différentes personnalisations dans l’application.
Le principe de fonctionnement
L’inspecteur dispose de l’ensemble de ses procédures d’analyse dans son application mobile sur iPad : une cinquantaine de checklists thématiques regroupant les différents points de contrôle (dommages, fuites, corrosion, étiquettes, dates d’expiration, bon fonctionnement des alarmes, niveau de sécurité des accès, télésurveillance, signalétique, documentation…). Pour chaque test, il renseigne le résultat (conforme / non-conforme) et y adjoint un commentaire. Enfin, les photographies des équipements réalisées par le technicien viennent directement s’intégrer dans le rapport.
En cas de non-conformité, une société spécialisée dans le corps d’état concerné est automatiquement missionnée afin de traiter l’anomalie dans un délai maximal défini. Différents statuts personnalisés sont affectés aux non-conformités en fonction de leur traitement : posée, en attente, traitée, refusée, réparée, levée.
Un rapport signé par le gérant de la station est généré automatiquement à la synchronisation des données et diffusé aux différentes parties prenantes.
Une vue globale des constats
L’équipe nationale d’encadrement dispose, sur tablette et sur Archipad Cloud, d’une vue sur l’ensemble des saisies qu’il s’agisse des visites, défauts constatés ou des opérations de maintenance réalisées sur le terrain dans les points de vente.
L’obsession de la productivité
Toujours très intuitifs, les développements sont conçus pour éliminer au maximum les oublis de la part des techniciens mais également pour réduire drastiquement les saisies répétitives.
Les informations saisies une première fois se dupliquent dans l’ensemble du projet : nombre de cuves, de pompes, nom du gérant.. De nombreux éléments se complètent automatiquement, comme la date limite de correction d’une non-conformité, le nom de la société devant intervenir…
Le gérant de la station ne signe qu’une seule fois l’ensemble du rapport et non plus fiche thématique par fiche thématique.
Une conception réalisée en lien avec le terrain
L’équipe d’Archipad s’est rendue sur le terrain pour réaliser des tests avec les futurs utilisateurs avant de pouvoir livrer une première version permettant au client de faire ses retours.
Des tutoriels de formation pour favoriser une pleine adhésion des équipes
L’équipe d’Archipad a réalisé et mis à la disposition des collaborateurs de CBRE GSW :
- Un tutoriel spécifique dédié à la compréhension des fonctionnalités
- Un tutoriel vidéo visant à guider les utilisateurs dans la saisie des checklists
- Un tutoriel vidéo à destination des administrateurs afin de leur permettre d’assigner les projets aux utilisateurs et de modifier les checklists
Archipad est une solution complète et entièrement personnalisable qui s’ajuste à des usages multiples, un outil utilisé aujourd’hui par de grands groupes internationaux : l’aboutissement d’une philosophie d’entreprise qui met l’utilisateur au centre, un principe fort qui préside aux personnalisations des workflow et documents.
Photographie : (c) Vytautas Kielaitis
