À l’heure du tout numérique et de la mobilité, il est possible de travailler partout et à tout moment. Les risques de dispersion et de submersion augmentent et le sens de l’organisation devient toujours plus fondamental. Alors comment mieux s’organiser pour utiliser de manière optimale notre temps de travail et gagner en productivité ?
Structurer et catégoriser
Mieux s’organiser c’est d’abord structurer son travail, c’est-à-dire le segmenter en étapes préalables, en échéances et en catégories pour éviter de tout gérer en même temps.
Plutôt qu’appréhender globalement nos différentes missions, il est préférable de les décomposer en étapes quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Cette action permet à la fois de les planifier, d’anticiper et de mesurer plus précisément notre avancement.
En parallèle, différencier des catégories de tâches : administratives, comptables, de communication, de prospection, de gestion de dossier… favorise une répartition équilibrée du travail sur la semaine et la variation les activités, paramètre important pour rester concentré et efficace.
Organiser ses ressources pour mieux s’organiser
La distinction peut sembler anodine et pourtant : nous utilisons un certain nombre de données et de documents pour effectuer notre travail quotidien, et leur organisation conditionne celle de notre activité. Combien de temps perdu à chercher un document mal classé, à répéter plusieurs fois la même tâche faute de l’avoir automatisée par une organisation préalable ?
Organiser ses ressources, c’est donc rechercher et mettre en place un classement matériel et virtuel qui permette de retrouver rapidement toutes les informations nécessaires. L’objectif est aussi d’optimiser l’usage des informations en regroupant en un même endroit un ensemble de données utilisées plusieurs fois dans différents contextes : informations clients ou fournisseurs, références utilisées en print et web sur de multiples supports… La simple création de fichiers excel permet parfois de gagner un temps précieux dans la recherche d’informations ou le regroupement de certaines tâches. Ces classements impliquent un temps de réflexion et de mise en place préalables, mais il sera largement compensé par le temps gagné au moment de la réalisation des tâches. Mieux s’organiser consiste souvent à savoir prendre du temps au bon moment.
Régler sa journée de travail
L’échelle de la journée de travail est celle qui permet de mettre en place un certain nombre de rituels et d’habitudes qui structurent l’emploi du temps et constituent la colonne vertébrale de notre organisation générale.
Quelques principes fondamentaux peuvent servir de base quotidienne : programmer sa journée en fonction des temps forts (livrables, réunions, déplacements…), profiter de la pause déjeuner pour bien s’alimenter et décompresser (plutôt que la sacrifier pour gagner une heure), se focaliser sur une tâche à la fois, planifier les dernières réunions et rendez-vous à 17h et s’astreindre à ne pas déborder sur ses horaires, planifier ses réunions sur la base d’un ordre du jour précis et minuté. A chacun de mettre en place son système d’organisation quotidien, l’important étant de se créer un ensemble d’habitudes structurantes sur lesquelles peut se greffer l’imprévu.
Cloisonner son temps et identifier son rythme
Si les outils mobiles tendent à effacer la frontière entre temps de travail et temps de repos, une bonne organisation commande de trouver de nouvelles démarcations : il faut en effet savoir cloisonner son temps, ne pas chercher à faire autre chose lorsqu’on travaille à domicile, fixer un temps spécifique et s’y tenir. De même la possibilité de travailler à tout moment ne signifie pas que nous soyons également productifs tout au long de la journée : identifier les moments où l’on est le plus concentré aide à différencier les moments à consacrer aux dossiers complexes, et ceux plus adaptés aux tâches répétitives. Une organisation adaptée à son rythme personnel sera plus efficace et productive.
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