Le temps, c’est de l’argent, aussi, comme le souligne si bien ce dicton, pas une minute à perdre. Apprendre à gérer son temps pour gagner en productivité chaque jour est devenu un enjeu essentiel pour assurer une gestion efficace du suivi de son entreprise.
Voici 6 astuces à mettre en pratique quotidiennement pour ne plus avoir à compter son temps au bureau ou en situation de mobilité.
1. Identifiez et gérez vos priorités
C’est un point tellement évident qu’il est souvent mis aux oubliettes. Pourtant, gérer ses priorités est essentiel pour atteindre ses objectifs. Renforcer son efficacité pour gagner du temps permet d’optimiser la gestion de son planning. Il est donc primordial de distinguer les tâches principales des secondaires, afin de gérer de façon optimale ses priorités et imprévus.
Pour y parvenir, il faut être en mesure de comprendre et d’analyser son propre fonctionnement par rapport à la gestion du temps pour être mieux organisé, efficace et performant. Si, naturellement, nous avons tendance à agir dans une vision à court terme, il faut renverser la vapeur pour établir clairement ses priorités tout en tenant compte de l’urgence et de l’importance des tâches à réaliser.
Lister et redéfinir ses priorités au fur et à mesure, se recentrer et aller à l’essentiel, savoir déléguer si besoin est sont des actions fondamentales à mettre en place pour gagner en productivité.
2. Organisez votre poste de travail
Là aussi, il s’agit de faire preuve de rigueur afin d’optimiser l’organisation de votre bureau. Son ergonomie doit être bien pensée pour travailler dans les meilleures conditions, afin de gagner en efficacité
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Vérifiez votre posture
Lorsque vous êtes assis derrière votre ordinateur, vos avant-bras doivent être tenus à l’horizontale, les coudes fléchis à un angle de 90° et les poignets droits. Le dos doit être maintenu par le dossier du fauteuil de manière à favoriser la courbure naturelle de la colonne vertébrale.
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Réglez votre chaise
Chaise ou fauteuil, votre assise doit être confortable. Une chaise à bonne hauteur permet aux coudes d’être juste au-dessus du plan de travail et aux avant-bras d’être à l’horizontale. Les pieds doivent pouvoir se poser sur le sol lorsque vous êtes assis.
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Positionnez bien votre écran
Pour limiter toute fatigue oculaire, il est conseillé de placer le haut de votre écran à hauteur des yeux et à une distance minimum de 50 cm. Cette mesure doit représenter approximativement la longueur de votre bras. Quant au clavier, il doit se situer à 10 cm du bord du bureau.
3. Optimisez votre bureau virtuel
Optez pour une résolution d’écran élevée afin de faciliter l’affichage des fichiers que vous utilisez le plus souvent, sans pour autant saturer le bureau d’icônes. Créez des dossiers (et nommez-les) pour y classer tous vos fichiers.
Pensez également à faire des raccourcis vers le bureau pour accéder facilement à vos dossiers les plus courants. Enfin, limitez le nombre de fichiers ouverts dans la barre des tâches, afin de ne pas vous égarer.
4. Utilisez les bons outils de productivité dans le Cloud
Si vous travaillez en mode collaboratif, utilisez des outils adéquats qui vous permettront de travailler vos documents sur des suites bureautiques en ligne. Ils sont conçus pour faciliter les échanges en groupe, en entreprise.
Selon les logiciels, ils peuvent comporter une application de présentation, un traitement de texte, un tableur, une création de sites web, un outil de dessin, etc. Ils offrent un accès permanent et sont nombreux sur le marché : Google Docs, SkyDrive, Evernote, Trello, etc.
5. Automatisez les tâches courantes sur le web
L’automatisation des actions courantes ou répétitives sur le web permet un gain de temps indéniable pour gagner en productivité. Ce processus interconnecte plusieurs canaux sur le web (Facebook, Twitter, Gmail, Dropbox, Evernote, etc.) pour faciliter les actions récurrentes de publication et de partage (suivi d’une veille informationnelle, gestion des réseaux sociaux, archivage de documents, etc.).
Grâce à l’outil de communication IFTTT, « If This Then That », une action est générée sur un canal en fonction d’un élément déclencheur préalablement défini sur un autre, en fonction de ses besoins. Par exemple, chaque fois qu’une photo est partagée sur Facebook, elle le sera également sur Twitter.
6. Conjuguez productivité et mobilité
Rester productif en situation de mobilité est primordial pour de nombreuses entreprises. Cela nécessite des outils de production particulièrement efficaces. Pour mettre une stratégie de mobilité en place depuis un Smartphone ou une tablette Android/iOS, optez pour des applications professionnelles performantes.
Elles synchronisent et stockent toutes les données dont vous avez besoin, de manière aussi complète que celles proposées dans le cadre d’un bureau. Flexibles, fiables et personnalisées, ces applications modernes répondent aux besoins professionnels spécifiques de chacun. Optimalisation du temps et gain de productivité sont essentiels dans l’environnement du travail mobile.
