Les outils de travail collaboratif sont aujourd’hui devenus incontournables. Au sein d’une entreprise, collaborer à plusieurs sur un projet nécessite une interaction dynamique et efficace pour atteindre son objectif.
À l’ère du numérique, les outils collaboratifs répondent aux exigences les plus pointues pour faciliter le partage d’informations et favoriser un travail d’équipe performant, sans perdre de temps.
Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?
Également appelé « Groupware », un outil collaboratif en ligne regroupe des technologies permettant de travailler ensemble à distance. Il permet de partager des fichiers de travail entre les collaborateurs d’une entreprise, voire même avec des clients. Les divers supports partagés servent à différentes actions, telles que l’organisation et le suivi de plannings, la création de formulaires et de fichiers, le suivi budgétaire d’une action, etc.
Pourquoi utiliser des outils collaboratifs ?
Tous les fichiers en ligne peuvent être consultés et modifiés à distance, à tout moment. Synchronisables, les modifications apparaissent en temps réel depuis n’importe quel appareil utilisé (ordinateur, Smartphone ou tablette).
Les plateformes d’outils collaboratifs facilitent donc le partage de données et d’informations, chaque utilisateur pouvant travailler simultanément sur les mêmes documents. Les utilisateurs ayant accès aux fichiers partagés reçoivent un identifiant et un mot de passe pour se connecter, afin de protéger la confidentialité et la sauvegarde des données en ligne.
Les outils collaboratifs indispensables
- Google Drive
Si Google Agenda et Gmail sont des valeurs sûres fréquemment utilisées, Google Drive est une application gratuite qui offre la possibilité de stocker des documents en Cloud et de les modifier.
Documents texte, feuilles de calcul, formulaires, Google Drive propose des outils bureautiques assimilés aux logiciels classiques, tels que Word, Excel et PowerPoint. Ils permettent de créer et de stocker des documents, modifiables à tout moment. Les utilisateurs ayant reçu une invitation de partage peuvent alors travailler conjointement sur un fichier commun. Un gain de temps indéniable qui évite de nombreux allers-retours de versions différentes entre collaborateurs.
- Evernote
Evernote est un outil très efficace pour organiser son travail. Ce programme permet d’enregistrer, de stocker et de trier des notes pouvant toucher n’importe quel domaine. Véritable gestionnaire de listes, ce logiciel gratuit permet également de partager ses notes, photos ou encore fichiers audio depuis son PC ou son Smartphone.
Seul bémol, les notes ne sont pas synchronisées en même temps, en temps réel, comme sur Google Drive.
- Trello
Trello-OrganizeAnything est un logiciel qui ressemble à un tableau de bord. Il permet de gérer des projets simples ou complexes tout en partageant les tâches à réaliser. L’utilisateur peut créer autant de tableaux de bord qu’il le souhaite et désigner nominativement les collaborateurs pour réaliser le travail collaboratif. Chacun sait ainsi ce qu’il a à faire, à court, moyen ou long terme.
Toutes les actions sont synchronisées et enregistrées instantanément pour un partage d’informations optimal. Cet outil de gestion gratuit permet également d’intégrer des photos et des vidéos depuis Smartphone ou tablette.
- Dropbox
Dropbox est une application gratuite de stockage de fichiers en ligne. Chaque nouveau dossier enregistré est installé sur le disque dur dont le contenu est automatiquement synchronisé (quel que soit l’appareil utilisé) avec un compte Dropbox distant, stocké sur Internet. Tous les documents (fichiers Microsoft Office ou Adobe, photos, vidéos, musiques, etc.) peuvent être consultés et partagés, même si le destinataire n’a pas de compte Dropbox.
Utiliser des outils collaboratifs en ligne est une manière efficace pour améliorer l’efficacité et la qualité de son travail. Ces applications permettent un gain de temps essentiel pour assurer une meilleure productivité.
