GED chantier : la solution au chaos documentaire ?
La gestion documentaire prend souvent trop de place sur un chantier. Les entreprises du BTP passent encore beaucoup de temps à chercher, classer ou transmettre des informations pourtant indispensables au bon déroulement d’un projet de construction. Cette dispersion des données pèse sur la fluidité et l’efficacité des équipes.
Pour répondre à cette difficulté, une solution s’impose de plus en plus : la gestion électronique des documents, aussi appelée GED chantier.
En centralisant les informations, en assurant leur sécurité et en facilitant l’accès en temps réel, la GED transforme la manière dont les projets de construction sont menés. Elle apporte gain de temps, meilleure coordination et conformité réglementaire, pour les petites comme pour les grandes entreprises du BTP.
Mais qu’entend-on exactement par GED chantier, et pourquoi devient-elle incontournable dans le domaine de la construction ?
Digitalisez et simplifiez la gestion des documents et des plans avec Archipad.
En résumé :
- La GED chantier centralise et sécurise tous les documents d’un projet.
- Elle fait gagner du temps, améliore la coordination et assure la conformité réglementaire.
- Petites entreprises et grands groupes du BTP y trouvent des bénéfices adaptés.
- Plusieurs logiciels existent, dont Archipad qui simplifie le suivi de chantier.
- La GED s’impose aujourd’hui comme un standard incontournable du secteur.
Qu’est-ce que la GED chantier ?
La gestion électronique des documents appliquée au BTP désigne les solutions numériques qui centralisent et organisent tous les types de documents d’un chantier.
Contrairement à un simple dossier partagé, une GED propose des fonctionnalités avancées :
- indexation et recherche rapide,
- versionnage automatique pour éviter les erreurs,
- mise à jour en temps réel pour tous les intervenants,
- gestion des droits d’accès selon les profils,
- stockage sécurisé et pérenne des données.
Pourquoi la GED est devenue indispensable dans la construction ?
La GED répond aujourd’hui à trois enjeux majeurs du secteur du bâtiment :
- Gain de temps : la recherche d’un plan, d’un devis ou d’une attestation prend quelques secondes.
- Conformité réglementaire : conservation des DOE, archivage légal, traçabilité complète en cas de litige.
- Sécurité documentaire : stockage protégé et gestion stricte des accès pour éviter pertes et fuites.
Quels documents peut-on intégrer dans une GED chantier ?
L’ensemble des documents produits pendant un projet peut être intégré dans une GED :
- plans d’architecte et d’exécution,
- devis, contrats, factures,
- DOE (dossier des ouvrages exécutés),
- photos et relevés de chantier,
- comptes rendus et rapports de réunion,
- attestations d’assurance et certificats de conformité,
- documents validés par signatures électroniques.
En résumé, la GED chantier n’est pas une simple bibliothèque numérique.
C’est une solution de gestion documentaire conçue pour que chaque acteur dispose de la bonne information, au bon moment, dans le respect des obligations réglementaires du domaine de la construction.
Comment la GED s’adapte-t-elle aux petites et grandes entreprises du BTP ?
La GED dans le BTP s’adapte aux besoins de toutes les structures.
Petites entreprises du secteur du BTP
Pour les artisans, TPE et PME, la gestion documentaire est souvent chronophage. La GED leur permet de :
- centraliser devis, factures et attestations,
- partager un document avec un client ou un maître d’ouvrage en quelques clics,
- éviter les erreurs liées aux versions multiples.
Grandes entreprises et groupes de construction
Les acteurs qui gèrent plusieurs chantiers simultanément sont confrontés à une masse documentaire beaucoup plus importante. La GED leur apporte :
- une synchronisation en temps réel entre tous les intervenants,
- une traçabilité complète des modifications et validations,
- une réduction des litiges grâce à l’historique des documents.
Dans les deux cas, la GED renforce la fiabilité et la productivité des projets.
GED et enjeux actuels : conformité RGPD et empreinte carbone
La GED chantier ne se limite pas à organiser les documents : elle s’inscrit aussi dans des enjeux actuels majeurs pour les entreprises du BTP.
Conformité RGPD
Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679), les entreprises doivent protéger les données personnelles qu’elles manipulent : contrats, coordonnées de salariés, attestations, etc.
Une GED conforme au RGPD assure cette sécurité grâce à :
- une gestion fine des droits d’accès,
- la traçabilité des actions sur chaque document,
- un archivage respectant les durées légales de conservation.
- une gestion fine des droits d’accès,
- la traçabilité des actions sur chaque document,
- un archivage respectant les durées légales de conservation.
Réduction de l’empreinte carbone
En réduisant l’usage du papier, les impressions multiples et les envois postaux, les logiciels de GED contribuent aussi à limiter l’impact environnemental des projets de construction.
Elle participe ainsi à la transition écologique engagée dans le secteur du bâtiment.
Archipad, la GED du terrain ?
Archipad n’est pas une GED au sens strict, mais un logiciel de suivi de chantier qui intègre des fonctions de gestion documentaire utiles :
- centralisation des plans, photos et rapports de chantier,
- partage en temps réel avec les équipes sur site,
- accès simplifié aux documents depuis tablette ou mobile.
Pour les entreprises qui veulent combiner suivi opérationnel et gestion de documents, Archipad peut être un complément efficace aux solutions de GED spécialisées.
Conclusion : la GED, alliée incontournable du BTP
La GED chantier n’est pas un simple outil numérique : elle réinvente la gestion documentaire dans le secteur du bâtiment. Elle fait gagner du temps, assure la conformité réglementaire, protège les documents et facilite la collaboration.
Pour les petites structures comme pour les grands groupes, elle s’impose comme un levier de productivité et de fiabilité. Aujourd’hui, la GED est devenue un standard du domaine de la construction, au même titre que le BIM ou les logiciels collaboratifs. Elle fait pleinement partie des bases de la digitalisation du chantier.
Adopter une GED, c’est construire plus vite, plus sûr et plus serein.
FAQ
1. Quel est le principe de la GED ?
Le principe de la GED est de centraliser, organiser et sécuriser l’ensemble des documents sous format numérique. Elle facilite leur recherche, leur partage et leur conservation sur le long terme.
2. Quelles sont les 4 étapes de la GED ?
Les quatre étapes principales sont : la capture (numérisation ou création du document), le classement (indexation et organisation), la diffusion (partage et collaboration) et l’archivage (stockage sécurisé et pérenne).
3. Quel est le prix d’une GED ?
Le prix d’une GED varie selon les besoins et la taille des projets. Les solutions vont de quelques dizaines d’euros par mois pour des petites structures à plusieurs centaines pour des entreprises du BTP gérant de gros volumes.
4. Quelle est la différence entre la GED et l’ECM ?
La GED se concentre sur la gestion des documents tandis que l’ECM (Enterprise Content Management) englobe une approche plus large incluant les processus métiers, la gestion des contenus multimédias et la gouvernance de l’information.
5. Que signifie GED ?
GED signifie Gestion Électronique des Documents.
6. Quel est l’intérêt d’une GED ?
Son intérêt réside dans le gain de temps, la réduction des erreurs, la conformité réglementaire, le partage en temps réel et la sécurisation des données.
7. Quels sont les inconvénients de la GED ?
Les principaux inconvénients sont liés au coût initial de mise en place, à la formation nécessaire pour les équipes et à la dépendance au numérique.
8. Quels sont les différents types de GED ?
On distingue principalement les GED locales (installées sur les serveurs internes de l’entreprise) et les GED cloud (hébergées en ligne). Certaines solutions hybrides combinent les deux approches.
