Dès que plusieurs entreprises se partagent un chantier, les mêmes interrogations surgissent : qui règle l’eau, l’électricité ou les installations communes ? Sans organisation, ces frais partagés deviennent vite un point de friction.
Le compte prorata chantier règle ce problème. Il répartit les dépenses communes entre les entreprises présentes, selon des règles précises et acceptées par tous.
Bien géré, il devient un outil de transparence et d’équité. Mal organisé, il peut provoquer tensions et pertes financières.
Découvrons ensemble ce qu’est le compte prorata, comment il fonctionne et comment le mettre en place étape par étape pour une gestion de chantier sans accroc.
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En résumé
- Le compte prorata encadre les dépenses communes de chantier.
- La convention et le comité de contrôle garantissent la transparence.
- La clôture du compte repose sur les dépenses réelles.
- Avec Archipad, tout se suit facilement depuis le terrain.
Qu’est-ce que le compte prorata chantier ?
Définition
Le compte prorata est un mécanisme de répartition des dépenses communes sur un chantier impliquant plusieurs entreprises. Il permet de répartir équitablement des charges partagées, comme :
- Eau, électricité, sanitaires, bungalows, clôtures,
- Gardiennage, nettoyage, voiries provisoires, etc.
Ces coûts sont centralisés et répartis selon une clé calculée en fonction du marché de chaque entreprise ou d’autres critères définis par convention.
Le cadre contractuel
Le compte prorata s’appuie sur plusieurs textes et pratiques de référence :
- Norme NF P03-001 (Marchés privés) : modalités de répartition des dépenses et obligations du gestionnaire.
- Clauses administratives générales CCAG (Marchés publics) : ne prévoient pas de compte prorata obligatoire, mais en permettent la mise en place par clause ou convention entre entreprises.
- Cahier des clauses administratives particulières CCAP : précise les conditions propres au chantier et la gestion du compte prorata si prévu.
Si le marché ne prévoit rien, une convention de compte prorata est établie entre les entreprises. Elle précise :
- Les dépenses concernées,
- La clé de répartition,
- Le gestionnaire (souvent le gros œuvre),
- La fréquence des appels de fonds,
- Les modalités de clôture du compte.
Un cadre clair dès le départ permet de garantir une gestion fluide et d’éviter les litiges en fin de chantier.
Que contient le compte prorata ?
Le compte prorata regroupe les dépenses communes de consommation, essentielles au bon fonctionnement du chantier et profitant à toutes les entreprises.
Dépenses communes d’investissement
Certaines dépenses liées à l’installation du chantier sont imputées à un lot spécifique et ne figurent donc pas dans le compte prorata :
- branchements provisoires,
- clôtures,
- sanitaires et bungalows,
- dispositifs de sécurité, etc.
Ces dépenses sont souvent attribuées au gros œuvre ou au lot concerné par les documents contractuels.
Dépenses communes de consommation
Les dépenses qui profitent à toutes les entreprises et qui sont donc imputables au compte prorata :
- eau et électricité de chantier,
- nettoyage des installations communes,
- maintenance des équipements collectifs.
La répartition de ces dépenses se fait généralement au prorata des marchés des entreprises, en fonction des montants engagés par chacune.
Dépenses exclues
Certaines charges ne peuvent pas être incluses dans le compte prorata :
- les fournitures ou travaux reçus par le maître d’ouvrage,
- le nettoyage final après réception des travaux,
- le transport des déchets spécifiques à un lot,
- les vols ou dégradations non liées aux installations communes.
Marché privé vs marché public
En marché privé, la convention de compte prorata est souvent plus souple et définie par les entreprises elles-mêmes.
En marché public, il n’existe pas de cadre normatif spécifique obligatoire pour un compte prorata : il dépend souvent de la convention ou d’une clause du marché.
Clarifier ces points dès le début du chantier permet d’éviter les conflits et de garantir une gestion transparente.
Mettre en place le compte prorata en 5 étapes
Étape 1 : analyser les documents du marché
Avant toute mise en place, commencez par examiner les pièces du marché :
- CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières),
- CCAG (Clauses Administratives Générales),
- CCTP (Clauses Techniques Particulières),
- et les plans d’exécution.
Ces documents indiquent souvent si le compte prorata est prévu, qui doit le gérer et comment il sera alimenté.
En marché public, il est généralement imposé par le maître d’ouvrage et contrôlé par le maître d’œuvre.
En marché privé, il relève d’un accord entre les entreprises.
Étape 2 : rédiger la convention de compte prorata
La convention fixe les règles du dispositif. Elle doit être signée par toutes les entreprises concernées pour garantir une base claire et incontestable.
Voici un modèle de convention (inspiré de celui du CAPEB) :
Elle précise notamment :
- l’objet et le périmètre du compte prorata,
- la liste des dépenses communes éligibles,
- la clé de répartition choisie,
- l’entreprise gestionnaire,
- la fréquence des appels de fonds,
- le rôle du comité de contrôle (s’il existe),
- et la procédure de règlement du compte en fin de chantier.
Étape 3 : définir la clé de répartition
C’est le cœur du dispositif.
La répartition peut être calculée :
- au prorata du montant du marché (la méthode la plus courante),
- selon la durée de présence sur le chantier,
- ou selon un critère technique (surface, volume, etc.).
Formule de base :
Part entreprise = (Montant du marché entreprise / Montant total du marché) × Total des dépenses communes.
La clé de répartition doit être validée par le comité de contrôle ou par l’ensemble des entreprises signataires.
Étape 4 : gérer le compte pendant le chantier
L’entreprise désignée (souvent le gros œuvre) gère le compte prorata. Ses missions :
- collecter les appels de fonds auprès des autres entreprises,
- régler les fournisseurs et prestataires,
- tenir une comptabilité à jour,
- communiquer régulièrement un état du compte.
Un comité de contrôle peut vérifier les justificatifs et valider les dépenses. Une gestion rigoureuse et partagée renforce la transparence et la confiance entre tous les acteurs.
Étape 5 : clôturer et répartir les dépenses réelles
À la fin du chantier, le gestionnaire établit un bilan final :
- total des dépenses réelles,
- montants déjà appelés,
- soldes à régulariser.
Chaque entreprise reçoit un relevé individuel.
En cas de trop-perçu, elle est remboursée ; en cas de solde négatif, un complément est facturé.
Le comité de contrôle valide ensuite le décompte avant la clôture définitive du compte.
Cas pratique : facturation et comptabilité du compte prorata
En pratique, les dépenses sont souvent prélevées sur les situations de travaux à hauteur de 1 à 2 % du montant total du marché.
Le Décompte Général Définitif (DGD) régularise les montants selon les dépenses réelles constatées.
Comptabilisation type
- Les charges communes sont comptabilisées dans le compte 604.
- Les appels de fonds et refacturations passent par les comptes 467 et 7062.
Exemple de calcul
Dépenses communes totales : 10 000 €
Marché total : 200 000 €
Lot A = 50 000 €
→ Part prorata = (50 000 / 200 000) × 10 000 = 2 500 €.
| Entreprise | Montant marché | % marché | Part prorata (€) | Ajustement final (€) |
| A | 50 000 € | 25 % | 2 500 € | +100 € |
| B | 80 000 € | 40 % | 4 000 € | -50 € |
| C | 70 000 € | 35 % | 3 500 € | 0 € |
Pour un suivi précis, un tableau Excel partagé entre entreprises facilite la mise en place et la gestion du compte prorata.
Bonnes pratiques pour une gestion efficace du compte prorata
Ces recommandations, issues des usages du BTP (norme NF P03-001, guides CAPEB et FFB), visent à assurer une gestion rigoureuse et équitable.
Pour le gestionnaire
- Suivre les dépenses et conserver les justificatifs.
- Anticiper la trésorerie pour éviter les blocages.
- Communiquer régulièrement l’état du compte.
Pour les entreprises participantes
- Vérifier la convention avant signature.
- Contrôler la clé de répartition.
- Demander les relevés de dépenses.
Pour le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre
Le maître d’ouvrage veille au respect des documents contractuels.
Le maître d’œuvre contrôle la transparence et arbitre si nécessaire.
Comment Archipad simplifie le suivi du prorata ?
Dans un BTP en pleine digitalisation, Archipad, application de suivi de chantier, devient un outil central pour la gestion des chantiers.
Accessible sur tablette ou smartphone, il simplifie le suivi du compte prorata en permettant :
- la centralisation des justificatifs,
- le suivi en temps réel des dépenses depuis le chantier,
- et le partage instantané des informations entre entreprises et maître d’œuvre.
Avec Archipad, chaque entreprise peut suivre et gérer facilement les dépenses communes, directement sur le terrain, pour une gestion claire, collaborative et transparente du chantier.
Conclusion
Le compte prorata chantier n’est pas une contrainte, mais un outil de pilotage.
Bien défini, il favorise la coopération, la clarté et la maîtrise des coûts sur tout le chantier.
Et grâce à Archipad, la gestion devient encore plus simple : tous vos documents, dépenses et validations sont accessibles en un clic, directement sur votre tablette ou smartphone.
Un chantier maîtrisé, c’est d’abord un compte prorata bien géré.
FAQ
1. Comment calculer le prorata d’un chantier ?
Le calcul classique utilise la formule :
Part de l’entreprise = (Montant du marché de l’entreprise / Montant total du marché) × Total des dépenses communes.
2. Qu’est-ce que le compte prorata dans le BTP ?
C’est un mécanisme contractualisé entre plusieurs entreprises intervenant sur un même chantier, destiné à regrouper et répartir les dépenses communes de chantier.
3. Comment facturer le compte prorata ?
Le gestionnaire émet des appels de fonds selon la clé définie dans la convention. En fin de chantier, il ajuste les montants selon les dépenses réelles à l’aide de factures ou d’avoirs.
4. Comment comptabiliser les travaux en cours ?
Les entreprises doivent comptabiliser les dépenses et appels de fonds selon leur plan comptable, en adaptant notamment les comptes de charges et de produits concernés (par ex. 604 ou 7062 selon leur structure).
5. Quand utiliser le compte 7062 ?
Le compte 7062 s’utilise lorsqu’une entreprise refacture sa part du compte prorata ou émet une facture d’appel de fonds.
